No es ninguna ciencia decir que el elemento fundamental para el éxito o fracaso de los proyectos de tecnología sean en gran medida los socios de negocio o proveedores que definamos y nos acompañan en su ejecución.
Actualmente estos proveedores o socios tecnológicos deben tener la capacidad de adaptación a los cambiantes proyectos de tecnología para dejar de “corretear órdenes de compra” y volverse consultores externos de las organizaciones.
En proyectos complejos, pensar que se puedan implementar sin el apoyo externo a las áreas de TI es casi imposible, bueno, si se trata de proyectos que realmente generen valor.
Ser “el lobo solitario” y trabajar de forma aislada, si bien es cierto puede funcionar en algunas ocasiones, no funciona para proyectos que realmente trasciendan pues requieren de un trabajo multidisciplinario que permita ejecutarlos de forma eficiente y eficaz o como dirían los clásicos “en tiempo y forma”.
Hace 20 años, los proyectos de tecnologías los lidereaba, analizaba, definía, programaba e implementaba el departamento de sistemas de las organizaciones.
Actualmente es impensable que las direcciones de TI pudieran llevar a cabo este mismo proceso de forma exitosa en grandes proyectos. Y no es porque los sistemas de información sean tan diferentes, sino que el éxito de los proyectos ya no depende de una adecuada implementación tecnológica. Las organizaciones ya requieren de un tratamiento diferente a los proyectos y dejar de verlos como proyectos de TI sino proyectos de todas las áreas que toca en la organización.
Las metodologías utilizadas han pasado de ser solo una guía para una correcta implementación (Best Practices) y se han convertido en un proceso personalizado en cuento al entorno de la organización adentrándose en su “ADN” y no como una receta de cocina para todos. Esto significa que debe involucrar no solo el área de TI sino un esfuerzo colaborativo multidisciplinario y que a su vez requiere de elementos NO tecnológicos para tener éxito.
La Transformación Digital que se ha puesto tanto de moda y es utilizada como un cliché, ha traído nuevos elementos en las organizaciones donde las áreas de tecnología entienden que NO se trata de digitalizar los procesos actuales, es cambiar el proceso para que nazca digital y para ello se requiere más que tecnología, sino un cambio de paradigma que requiere el apoyo de toda la organización.
Los elementos principales que deben de intervenir en los proyectos son:
· La cultura de la organización.
· El cambio de paradigma en los procesos.
· Los impactos en toda la organización y no solo los operativos.
· Una adecuada gestión del cambio.
· La alineación con la estrategia de la organización.
· El retorno a la inversión o el generador de valor que puede ser no monetario sino en satisfacción al cliente.
Los socios de negocio o proveedores han dejado de ser manos adicionales para convertirse en aliados estratégicos.
Aun recuerdo en años pasados cuando le gente de TI de “la vieja guardia” trataba mal a los proveedores obligándolos a trabajar de forma adicional, incorporar más recursos e incluso adicionar productos/servicios debido a la falta de planeación, deficiente definición y un plan de trabajo elaborado “sobre las rodillas”. Para alinear o disminuir las desviaciones, algunos líderes de TI obligaban a los proveedores a compensarlo para poder concluir el proyecto.
Esta actitud hacia los socios de negocio, lejos de compensar los proyectos, ocasionaba que, si en algunos proyectos el proveedor asumía el costo, en el siguiente se lo cobraba con una estimación acolchonada, costos superiores y/o tareas innecesarias con el objetivo de contemplar recursos adicionales en caso de que su cliente tuviera nuevamente una mala planeación y deban subsanar los cambios por su parte.
Este esquema de “perder-perder” traía como consecuencia que los proyectos no terminaba en tiempo, costo o alcance, usuarios insatisfechos y finalmente, la falta de credibilidad de la gestión de proyectos de las áreas de tecnología y la alta dirección prefería postergar o eliminar proyectos de TI para evitar gastos adicionales derivados de su mala planeación.
Debido a esto, se vuelve aún más importante elegir adecuadamente a los socios de negocio que nos apoyen en los proyectos para, de forma conjunta, definir la factibilidad, los alcances, entregables, metodología y sobre todo empoderándoles como aliados estratégicos y no convertirlos en nuestras víctimas que generará que en un futuro se vuelvan victimarios de las organizaciones.
Por supuesto que es impensable que los proyectos de TI no tengan variaciones a lo largo de su implementación, pero lo que se espera es que no sean originados por una deficiencia de diseño inicial, sino por los cambios en el entorno de las organizaciones, fluctuaciones cambiarias, cambios de tecnologías, cambios regulatorios, incluso derivados de un cambio de estrategia de la organización.
Así que, la próxima vez que gestiones un proyecto, elige muy bien a tus aliados que al final del camino será el equipo que te dará el éxito o fracaso.
