Parece mentira, pero lo más valioso que poseemos NO es nuestro doctorado en ciencias, puesto C-Level, wallet de bitcoin, ni las innumerables medallas de éxitos profesionales, mucho menos los followers que tengamos…lo más valioso es nuestro tiempo. Recuerda que el futuro llega un segundo a la vez.
Y no me refiero a la trillada frase de “el tiempo es oro” porque realmente es más que eso y por mala fortuna y el stress de la vida diaria -aunado a nuestro afán por conseguir aquello que pensamos es lo “más importante”- nos obliga a malgastarlo en tareas que al final del día no aportan nada y si consumen el valioso tiempo que disponemos.
Existen miles de artículos de cómo gestionar de mejor manera el tiempo, así como herramientas tecnológicas que te ayudan a deshacerte de tareas repetitivas, agentes e incluso algoritmos que hace ya las cosas que más consumen de tu tiempo.
Sin embargo, en realidad aun con tanta literatura y herramientas, el elemento principal para realmente aprovechar el tiempo es nuestro propio albedrio.
Y me refiero a que podemos contar con una formación profesional de gestión del tiempo, herramientas de productividad, algoritmos inteligentes que optimizas las tareas rutinarias, pero si el individuo “no determina lo que va a hacer con ese tiempo” de nada sirven todas esas herramientas.
Optimizar el tiempo implica decidir cómo usarlo: delegar tareas, asignar agentes o desconectarse para evitar distracciones puede liberar espacio en la agenda, sin embargo, si ese “tiempo extra” no se dedica a algo valioso, solo cambiaremos una actividad poco productiva por otra igualmente improductiva.
Y no quiero decir que todo sea trabajo y productividad, a lo que me refiero es que el tiempo debe ser invertido en cuestiones que nos fortalezcan, mejoren o alimenten.
Si optimizas tus actividades productivas en tu oficina/negocio para tener más tiempo para revisar Tiktok o chismecitos de las redes sociales…mi querido amigo, mejor no optimices porque el tiempo que recuperes lo estas desaprovechando.
Las cosas que se pueden usar con tu tiempo van desde cosas que mejoren tu vida como pasar más tiempo con tu familia, amigos, hasta arrancar proyectos personales o profesionales que has postergado, aprender algo que te interese, emprender, ser padre/madre, enlistarte en alguna organización sin fines de lucro, estudiar un posgrado o nueva profesión, escribir un libro, etc. Cada quien tiene en su “Project Personal” aquellos “algún día” que ha postergado en espera de tiempo disponible.
Siento romper tu ilusión, pero ese “algún día” se convierte regularmente en “nunca” . Por otro lado, si esperas los gloriosos “años del retiro”, te quiero decir que, quizás para ese entonces no tengas las fuerzas, el ánimo o el entorno no favorezca el postergar esas actividades. No esperes, el momento nunca será el adecuado.
No es raro ver mucha gente de edad avanzada conduciendo el deportivo que ansiaba en su juventud y no pudo adquirirlo para darse cuenta de cuando lo pudo comprar ya no estaba en posibilidades ni siquiera de subirse cómodamente.
Así pasa con los proyectos/actividades postergadas, por lo cual , si me lo permites, por experiencia propia te sugiero que optimices tu tiempo, lo cual no quiere decir que dejes de llevar a cabo actividades necesarias, al contrario, las realizarás, serás más productivo y tendrás oportunidad de fortalecer tus habilidades y experiencia.
Lejos de las herramientas sofisticadas y de tutoriales de mejor administración del tiempo, te voy a compartir puntos muy básicos que, en mi humilde opinión, te ayudarán a ser más productivo y tener tiempo para las cosas que más te importan.
Decálogo para aprovechar tu tiempo
1. Define en que utilizarás el tiempo disponible. Puede ser para proyectos que has dejado sin iniciar, cuidar tu salud, hacer ejercicio, compartir con tu familia o simplemente bajar el estrés.
2. Identifica aquellas actividades que consumen la mayor parte de tu tiempo y clasifica su importancia. Si no son relevantes elimínales, si son importantes prioriza, si las puede haer alguien más delégalas.
3. Aprende a decir NO. En la cultura corporativa latinoamericana no estamos acostumbrados a decir “no” cuando nos piden apoyo y esto lejos de hacernos mejores compañeros nos llena de micro-actividades que no generan valor. Es mejor un no sincero que llevarnos de tareas innecesarias.
4. Delega. Mucha gente que conozco a pesar de ser brillantes, regularmente prefieren hacer las cosas ellos mismos porque consideran que “nadie las hará mejor”. No trates de ser un lobo solitario, delegar es la mejor opción para optimizar.
5. Prioriza. No soy fan de las listas de “actividades por hacer” porque cuando haces una lista, la inercia te hace ir acumulando cosas tan pronto como acabas otras. Mejor haz una relación de lo que “SI” vas a hacer en el día/jornada y una vez concluidas, puedes dedicarle tiempo a las que no están consideradas para ese día/jornada. Recuerda la Ley de Parkinson: "El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se complete".
6. Pide ayuda. Creer que somo “todólogos” y que tenemos “la solución a todos los problemas” nos consume más tiempo de lo necesario. Si tienes una actividad o problema en el cual no eres el experto, pide apoyo al experto y dale su crédito. Eso es un ganar-ganar.
7. Evita actividades de Networking innecesarias. Andar por la oficina con un café en una mano y unos papeles en la otra, charlando entre las oficinas/módulos aun cuando parezca de ejecutivos muy ocupados, consume mucho del tiempo valioso. Si te gusta el café, lleva uno contigo a tu oficina/módulo/área de trabajo y si te gusta socializar, define un tiempo corto para hacer y ponte a trabajar en lo que debes hacer.
8. Desconéctate de las distracciones. En "el mundo de la inmediatez” de la actualidad, parece que es de vital importancia estar atentos al “beep” de WhatsApp, X, Instagram, Facebook, correo, etc. Hasta el momento, a menos que tu trabajo sea el monitoreo de estas herramientas, no conozco a nadie que haya tenido un grave problema por no leer los mensajes/correos/notificaciones de manera instantánea.
9. Define tiempos para actividades consumidoras de tiempo. Si requieres necesariamente realizar actividades como lectura de correos, revisión de estadísticos, alertas, avances, te sugiero definir horarios para ellos para que no te consuman demasiado tiempo y seguirlos. Apaga las notificaciones automáticas si te resulta imposible evitar leerlas en todo momento.
10. Aprovecha lo ganado. Recuerda que entre más tiempo optimices, debes aprovecharlo al máximo para que realmente valga la pena el esfuerzo.
Si estas interesado en literatura que te puede ayudar a una mejor gestión del tiempo, te recomiendo las siguientes lecturas:
- (Make Time: Cómo enfocarte en lo que importa cada día, Jake Knapp , John Zeratsky,2020).
- (Hyperfocus: Cómo centrar tu atención en un mundo de distracciones, Chris Bailey ,2020).
- (Lo unico: La sencilla y sorprendente verdad que hay detrás del éxito, Jay Keller, Gary/Papasan, 2015).
